Como solucionar los problemas de información comercial y de marketing de una empresa del Sector de la distribución con un sistema de Business Intelligence (EIS Comercial y EIS Marketing).

Una empresa cántabra líder en el sector de la distribución y venta de componentes electrónicos, con más de 75 empleados repartidos en dos plantas, necesita acceder fácilmente tanto a la información financiera como comercial, que se encuentra fragmentada y atomizada en hojas excel, para poder tomar decisiones acertadas y a tiempo.

La situación de partida

Los principales problemas con los que se enfrentaba esta empresa eran:

1. Dificultad para acceder a la información
2. Toma de decisiones fuera de tiempo
3. Cada área de la empresa analizaba de forma diferente los indicadores del negocio
4. Falta de datos consolidados
5. "Islas" de información Excel
6. Información incompleta y sin jerarquizar
7. Falta de una herramienta ágil para visualización

Todo ello creaba incoherencias en la toma de decisiones y necesidades muy altas del uso de los recursos del departamento de Tecnologías de la Información, el cual, debido a la necesidad de información de los usuarios, aumentaba en personal, máquinas, y horas extra. Esto provocaba toma de decisiones tardías, debido a:

* Imposibilidad de obtener la información en el momento preciso
* La información muy relevante estaba "escondida" en distintos pc"s de la organización
* Los procesos informáticos eran muy lentos debidos a las consultas realizadas por los distintos usuarios, sin orden ni procedimiento.

Además de los problemas tangibles, existían los intangibles:
1. Descontento de los empleados y tomadores de decisiones por la precariedad de las herramientas de toma de decisiones
2. Adelanto de la competencia que ya había implantado estas soluciones y poseía una clara ventaja competitiva
3. Infrautilización de las capacidades de los ejecutivos de la empresa.

La solución propuesta

Utilizando la metodología propia, se diseñó, desarrolló e implementó un Sistema de información Ejecutiva para el Area Comercial y el Area de Marketing. La fuente de la cual fueron extraídos los datos fue el ERP propio. La tecnología implementada fue Cognos® Powerplay.

Se definieron envíos automáticos de información vía email de archivos generados con herramientas BI, y transformados a archivos "pdf" de Acrobat, que se generaban con la nueva información proveniente del sistema de gestión cada día, y eran recibidos en el correo de los distintos usuarios, todo de manera automática. Se elaboraron los cubos necesarios para que los analistas de cada área pudieran elaborar toda una batería de informes, de tal forma que cada día esos informes fueran renovados de manera automática, y estuvieran disponibles para todos los decisores y gestionadores de información de le empresa.

Se implementaron 2 cuadros de mando, operativos para cada una de las áreas, que permitían el control por indicadores de cada área, y daban la posibilidad de ahondar en cada indicador hasta descubrir las causas y composiciones de cada valor en segundos.

Se integraron todas las hojas excel dispersas de la organización, de tal manera que los usuarios las mantenían, pero además integraban toda esta información, (previsiones, gastos, objetivos, etc) con la proveniente del sistema de gestión.

Además, con la navegación de cubos en excel de las herramientas de BI, se dio la posibilidad de que los usuarios acostumbrados a excel, navegaran el cubo desde excel e integraran información

La metodología

La metodología que se siguió fue la que marca el procedimiento de implantación de Business Intelligence en toda su amplitud.

1. Análisis previo a la implantación
2. Asesoramiento en la elección de la aplicación de Business Intelligence más adecuada
3. Dirección de proyecto de implantación Business Intelligence, (BI).
4. Análisis y evaluación de la implantación.

Tiempo de implantación: 5 meses.

Resultados

Los resultados principales, medibles y objetivos fueron:

* Se logró tener información para la toma de decisiones en tiempo y forma.
* Reducción al mínimo del uso de plantillas Excel susceptibles a manipulación o integración de las mismas en los cubos OLAP.
* Reducción de horas hombre en la preparación de informes
* Liberación del personal de sistemas a tareas más acordes con el área
* Incremento de productividad
* Mejora en la calidad de datos
* Reducción de costos

Una vez finalizado el proyecto, la organización se encontraba en plena disposición de asumir nuevos retos y consolidar su posición de liderazgo en el mercado, tomando las mejores decisiones con expertos decisores en las áreas clave de negocio y un completo sistema de gestión de la información.