Es habitual que una empresa pierda sus certificaciones por no tener medios para llevar al día su sistema de calidad o que su gestión sea demasiado compleja debido a un diseño excesivamente complicado.

El Servicio de Externalización de Sistemas de Calidad está dirigido a pequeñas y medianas empresas que carecen de personal específico para poder realizar todas las tareas relacionadas con la implantación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Calidad o de Medio Ambiente.

El proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y/o Medio Ambiente de acuerdo a la Norma ISO 9001 o ISO 14000 culmina con la obtención de la Certificación. Esta certificación constituye el punto de partida para comenzar el proceso de Mejora Continua, a partir del análisis de resultados y  la identificación de oportunidades de mejora, proceso que le permitirá a la organización llegar a las auditorías internas o de seguimiento con el sistema funcionando en óptimas condiciones.

Es frecuente que tras lograr la certificación, las empresas no mantengan las actividades al ritmo necesario para que el Sistema se desarrolle hacia la mejora continua. Muchas empresas, por su reducido tamaño, no tienen un departamento de Calidad con personal suficientemente capacitado para esta actividad, con lo que llevar las tareas de mantenimiento del Sistema de Gestión después de la certificación les resulta muy difícil y costoso.

Saciva ofrece una solución que consiste en el SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD- MEDIO AMBIENTE. Este servicio consiste en ayudar a la empresa en las diferentes instancias y procesos que debe realizar:

• Actualizar, revisar y mantener documentación
• Obtener la re-certificación de la empresa en el caso de haberse perdido
• Gestión de documentación externa
• Archivo y disposición de los registros. 
• Generación del plan de formación para el personal
• Revisión por la Dirección,
• Auditorías internas,
• Tratamiento de las no conformidades y sus acciones correctivas correspondientes,
• Recopilación y análisis de los datos (satisfacción del cliente, proveedores, indicadores y estadísticas),
• Planificación, objetivos y metas: definición y seguimiento.
• Sistema de Gestión Medio Ambiente (específicos):
  • Actualización de la legislación aplicable
  • Evaluación y Actualización evaluación impactos ambientales
  • Evaluación proveedores
  • Control operacional, residuos, consumos

El mantenimiento se realiza a lo largo de los 12 meses de año y adecuándose a las necesidades de cada organización, de manera que se consiga el objetivo de mejora y fortalecimiento del Sistema de Gestión y se llegue a la auditoría de seguimiento de la entidad Certificadora con el sistema en óptimas condiciones.

En el momento que la entidad Certificadora proceda a convocar a la auditoría de seguimiento, el servicio de mantenimiento consiste en asistir a la empresa en la auditoría de seguimiento, gestionar con el ente certificador todo lo relacionado con dicha auditoría y apoyar a la organización en los ajustes necesarios que se detecten en la auditoría de seguimiento para su pronta resolución.

La empresa  puede contratar este Servicio de Mantenimiento anual del Sistema de Gestión, por una cuota que le permite disponer de un consultor para la gestión y mantenimiento del sistema en todas las actividades normativas. 

La ventaja es que este mantenimiento es personalizado para su empresa en función de sus necesidades, con lo que puede disponer de todas las ventajas de un personal altamente cualificado y a un coste mucho más reducido que si tuviera que dedicar parte de sus recursos a esta actividad. Además, el servicio se apoya en un sistema informático que permite tanto al cliente como al auditor, tener una visión global del estado del servicio.

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